Microsoft Teams zasebni kanali

Novembra je v Microsoft Teams prišla novost, ki je na Microsoft Teams UserVoice (spletna stran,  na kateri lahko kdorkoli predlaga nove funkcionalnosti) dobila največ glasov od vseh predlogov (več kot 25000) – možnost ustvarjanja zasebnih kanalov v ekipah.

Uporabniki Microsoft Teamsov boste vedeli, da so kanali (Channels) mesto v Microsoft Teams, kjer poteka dejanska komunikacija, izmenjava datotek in ostalo timsko delo med člani neke ekipe. Microsoft Teams pa delujejo tako, da lahko vsak član neke ekipe vidi vse, kar se dogaja po vseh javnih kanalih ekip, v katere je včlanjen.

V osnovi se sliši to kot super ideja, saj si običajno želimo, da informacije tečejo čim bolj nemoteno med ljudmi, ki so del nekega oddelka, člani nekega projektnega tima ipd. Problem pa se pojavi, kadar želimo določene informacije deliti le z ožjim krogom ljudi iz neke ekipe. Do sedaj se je to v organizacijah, ki uporabljajo Microsoft Teams, povečini reševalo z ustvarjanjem novih ekip, ki so vsebovale le ožji nabor ljudi iz prvotne ekipe, ali preko skupinskih pogovorov (Group Chats).

Obe metodi sta povzročali veliko mero dodatnega dela, s prihodom zasebnih kanalov pa je bila ta težava odpravljena. Zasebni kanali nam namreč omogočajo, da ob ustvarjanju novega kanala v neki ekipi določimo, kdo bo lahko dostopal do vsebine tega kanala. Scenarijev za uporabo teh kanalov je ogromno – lahko si ga denimo ustvarijo administratorji (oziroma lastniki) neke skupine, da se zasebno dogovorijo o potrebah po novih članih projektne ekipe, lahko ga uporabljajo vodje nekega projekta, kadar morajo med sabo predebatirati informacije, ki (še) niso javnega značaja…

Ustvarjanja zasebnega kanala se lotimo tako kot navadnega, javnega. Torej kliknemo na 3 pike pri imenu ekipe, v kateri želimo kanal ustvariti, in kliknemo Dodaj kanal (Add channel). Kot običajno kanalu dodelimo ime, nato pa moramo biti pozorni, da v meniju Zasebnost (Privacy) izberemo Zasebno (Private). Ko kliknemo Naprej (Next) bomo prišli do okna, preko katerega lahko iz nabora članov ekipe dodamo ljudi v naš novi zasebni kanal.

Ko smo končali z ustvarjanjem kanala, bomo v seznamu kanalov te ekipe videli ime našega novega kanala, ki se ob od ostalih razlikoval po ikoni ključavnice ob imenu. Razlika pa bo tudi v tem, da bodo ta kanal videli le člani kanala, drugi ljudje sploh ne bodo vedeli, da obstaja. V tem kanalu si lahko nato dopisujemo in izmenjujemo datoteke brez bojazni, da bi informacije videli ljudje, ki niso člani tega ožjega kroga.

Naj pa samo na kratko obrazložimo, kaj se ob tem zgodi v ozadju. Vsak zasebni kanal na našem SharePointu naredi novo zbirko mest (Site Collection). Nekateri zagotovo veste, da se ob kreiranju ekipe v Microsoft Teams prav tako ustvari Office 365 skupina, ki dobi zraven svoje SharePoint mesto (oz. zbirko mest). Čemu torej povsem nova zbirka mest za privatni kanal?

Administratorju neke zbirke mest ne moremo preprečiti dostopa do kateregakoli dela tiste zbirke mest. Če se torej ne bi ustvarila nova zbirka mest, bi lahko vsi administratorji prvotne ekipe dostopali do vseh privatnih kanalov, kar ni nujno nekaj, česar si želimo. Se je pa Microsoft potrudil, da bi bila administracija SharePointa kljub temu čim lažja. Ime te nove zbirke mest namreč bazira na imenu izvorne zbirke mest, v našem primeru torej Teams Test Zasebni kanal, kar je vidno tudi v URL-ju:

https://kompasxnet.sharepoint.com/sites/TeamsTest-Zasebnikanal/

So pa zasebni kanali vsaj v tem trenutku še nekoliko manj zmogljivi napram javnim kanalom. V njih ne moremo uporabljati aplikacij, kot sta denimo Planner in Forms. Microsoft si namreč ni želel, da bi se administracija našega SharePointa zaradi ustvarjanja zasebnih kanalov pretirano zakomplicirala, zato so zasebni kanali narejeni na podlagi posebne predloge za zbirke mest, in sicer teamchannel#0.

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja